Alex: Можно и без напоминалки. Индексация работает в реальном времени и все должно появляться в индексе сразу.
С другой стороны в реальном времени не все операции и не все данные достоверно отслеживаются, поэтому, например после групповых операция, после импорта и в целом после больших изменений данных рекомендуется дополнительно переиндексировать вручную.
Также, убедитесь, что в модулях, где требуется поиск - в настройках включено расширение "индексация".
А вы не можете сделать чтобы можно было в настройках выбирать, например: индексировать раз в день/неделю/месяц
Я вот редактировал сайт, переписал кучу контента, поменял адреса страниц. Длилось это все в течении нескольких месяцев. И я только сегодня обнаружил, что файл sitemap.xml не обновлялся уже больше 2 месяцев (хотя в опциях стоит, что он должен обновляться каждые 10 изменений). Начал копать, оказалось, что индекс не обновлялся и того дольше - с прошлого года!
Поэтому как то странно от вас слышать, что он автоматом обновляется.
Сделайте опцию автообновления индекса, как я выше писал. Это делается элементарно по крону. Сделать можно за 10 минут. Если заморочиться и сделать красиво, то максимум за час. По моему, это куда важнее, чем сделать очередную ненужную кнопку в редакторе, типа "редактировать BB".